Tulemus kõigepealt: koristusgraafik peab muutuma koos ruumide kasutuskoormusega
Hooajalise kasutusega äriruumides tasub ühe aastaringse koristusgraafiku asemel koostada kolme koormusastmega plaan: tava-, tipp- ja madalhooajaks. Nii saab koristuse mahtu muuta koos ruumide tegeliku kasutusega, mitte üksnes kalendrikuust lähtudes.
Sageduse määramisel vaata iga perioodi kohta eraldi:
- kui palju inimesi ruume kasutab;
- millal kasutuskoormus suureneb või väheneb;
- milline tegevus ruumides toimub;
- kus ja kui kiiresti tekib nähtav määrdumine.
Jaga koristustööd kolme kihti. Esimesse kuuluvad põhitööd, mida vajavad kõik kasutuses olevad ruumid. Teise kuuluvad koormusega muutuvad tööd, mille sagedus suureneb näiteks külastajate arvu kasvades. Kolmanda kihi moodustavad eraldi ajastatavad eritööd.
Enne iga hooaja algust pane paika ka graafiku muutmise kriteeriumid. Määra, millise kuupäeva või kasutuskoormuse juures uus graafik käivitub, kes muudatuse kinnitab ja millal tulemus üle vaadatakse. Selline ülesehitus annab muutuva kasutusega äriruumidele selge põhiplaani, mida saab koormuse muutudes sihipäraselt kohandada.
1. Kaardista hooajad ja kasutuskoormuse muutused
Graafiku koostamine algab hooajakalendrist, kuhu märgitakse kõik ette teada olevad kasutuskoormuse muutused. Lisa sinna tavapärased tööperioodid, tipp- ja madalhooajad, sulgemised, kampaaniad, üritused ning muud kuupäevad, mil inimeste liikumine või ruumide kasutus tavapärasest erineb.
Kirjelda iga perioodi juures võimalikult konkreetselt:
- millistel päevadel ja kellaaegadel ruume kasutatakse;
- millised ruumid on täielikult avatud;
- millised alad on osaliselt kasutuses või suletud;
- kas töötajate arv või töökorraldus muutub;
- millal liiguvad hoones kliendid, tarnijad ja muud külastajad.
Ära hinda koormust ainult klientide arvu järgi. Näiteks võib avalikkusele suletud perioodil jätkuda töötajate, hooldajate või tarnijate liikumine. Seetõttu tuleb iga ruumi tegelik kasutus eraldi üle vaadata.
Kasuta võimaluse korral eelmiste hooaegade tähelepanekuid. Pane kirja, millal täitusid prügikastid tavalisest kiiremini, kuhu kogunes lahtist prahti ja millistel pindadel tekkisid nähtavad jäljed. Need tähelepanekud aitavad vältida graafiku koostamist pelgalt oletuste põhjal.
Tulemuseks tee lihtne hooajakalender, kus igale perioodile on määratud madal, tavapärane või kõrge kasutuskoormus. Seda jaotust saab järgmistes sammudes kasutada tsoonipõhise koristussageduse määramiseks.
2. Jaga äripind ruumitüüpide ja koormustsoonide järgi
Ühes hoones võivad kõrvuti asuvad ruumid vajada täiesti erinevat koristusgraafikut, mistõttu tuleb äripind jagada ruumitüüpide ja kasutuskoormuse järgi tsoonideks. Koosta esmalt nimekiri, kuhu võivad kuuluda sissepääs, vastuvõtt, müügiala, kontor, koosolekuruum, ladu, puhkeruum ja tualettruum.
Märgi iga ruumi juurde:
- kasutajate ligikaudne hulk ja peamised kasutusajad;
- kohad, kuhu tekib kõige sagedamini praht või nähtav määrdumine;
- pinnad, mida inimesed sageli puudutavad;
- tunnused, mille järgi saab puhtust kontrollida;
- perioodid, mil ruum on suletud või väheses kasutuses.
Seejärel rühmita ruumid koormustsoonideks. Eraldi tähelepanu vajavad suure liiklusega liikumisteed, sissepääsud ja muud kiiresti määrduvad kohad. Vähe kasutatavad ruumid ning hooajaliselt suletavad alad moodustavad omaette rühma. Puutepinnad tasub märkida eraldi ka siis, kui need asuvad muidu madalama koormusega ruumis.
Mitme ruumitüübiga äripinnal määra koristussagedus tsoonide, mitte ainult ruutmeetrite järgi. Kui hooldatava terviku juurde kuulub sissepääs, hoov või tööstusplats, lisa ka väliala eraldi tsoonina. Pakume välikoristust graafiku ja vajaduse alusel, seega saab selle siduda sama hooajalise koormusplaaniga.
3. Määra igale tsoonile töö, sagedus ja kontrollitav tulemus
Iga tsooni kohta tuleb kokku leppida kolm asja: tehtav töö, selle sagedus ja nähtav tulemus, mille järgi saab töö valmimist kontrollida. Üldine märge „koristada ruum” ei näita, mida täpselt teha ega millal on tulemus piisav.
Kirjuta tsooni juurde konkreetsed ülesanded, näiteks:
- prügi eemaldamine;
- töö- ja puutepindade puhastamine;
- lahtise prahi eemaldamine põrandalt;
- põranda märgpuhastus;
- sanitaarala korrastamine.
Määra sagedus iga töö kohta eraldi. Samas ruumis ei pea prügikasti kontroll, põranda puhastamine ja vähem kasutatavate pindade hooldus toimuma ühe intervalliga. Kõrge liiklusega tsoonis võib olla vaja mõnda ülesannet teha kindla graafiku järgi ning teisi vastavalt nähtavale olukorrale.
Kontrollpunkt sõnasta nii, et seda saaks vaatlusega hinnata. Näiteks ei ole prügikast täis, põrandal ei ole lahtist prahti ning puutepindadel ei ole nähtavaid jälgi. Vajaduspõhise töö juurde lisa seda käivitav olukord, näiteks täitunud prügikast või sissepääsule kandunud nähtav mustus.
Koonda plaan töölehele järgmiste veergudega: ruum või tsoon, töö, tavahooaja sagedus, tipphooaja sagedus, madalhooaja sagedus ja kontrollpunkt. Täida sagedused pärast ruumikasutuse kaardistamist, et need peegeldaksid konkreetse äripinna koormust.
4. Koosta tava-, tipp- ja madalhooaja graafikud
Kolm hooajagraafikut tasub ehitada ühe põhiplaani variatsioonidena, et tööde sisu jääks võrreldavaks ja muutuks eeskätt vajalik sagedus. Alusta tavahooaja graafikust, mis katab äripinna tavapärase kasutuse ning sisaldab iga tsooni töid ja kontrollpunkte.
Tipphooaja versioonis vaata esimesena üle suure liiklusega tsoonid ja kiiresti määrduvad kohad. Suurenda nende kontrolli või koristussagedust vastavalt eeldatavale koormusele. Muuta tuleb konkreetseid ülesandeid, mitte tingimata kogu hoone graafikut. Nii ei suurene väheses kasutuses olevate ruumide koristus automaatselt koos sissepääsu või müügiala koormusega.
Madalhooajal vähenda sagedust ainult ruumides, mille kasutus ja määrdumine on tegelikult vähenenud. Kui sissepääs, tualettruum või puhkeruum on endiselt kasutuses, ei kuulu see üksnes hooaja nimetuse tõttu automaatselt vähendatud graafikusse.
Määra igale graafikule selge algus ja lõpp või koormuspõhine käivitaja. Selleks võib olla ette planeeritud üritus, ruumide avamine, sulgemine või kasutajate hulga muutus. Lisa vastutaja, kes graafikute vahetuse kinnitab.
Koosta ka varuplaan ootamatuks koormuse kasvuks. Selles märgi, milliseid tsoone kontrollitakse esimesena ning millised vajaduspõhised tööd käivituvad külastajate hulga, ürituse või ilmaolude muutudes. Nii on tavaplaanil olemas järgmine aste enne, kui mustus jõuab üle äripinna oma väikese universumi rajada.
5. Ajasta koristus nii, et see sobiks ruumide töökorraldusega
Koristusajad tuleb määrata tsoonide tegeliku kasutuse järgi, et põhjalikumad tööd jääksid võimaluse korral kõige vaiksematesse ajavahemikesse. Kaardista eraldi sissepääsu, teenindusala, kontori, koosolekuruumide, lao ja teiste tsoonide väikseima koormusega ajad.
Kõrge liiklusega äriruumides ei pruugi ühest pikast koristuskorrast piisata. Jaga nende alade hooldus vajaduse korral lühikesteks kontroll- ja koristusringideks, mis sobituvad klientide liikumise, töötajate vahetuste ning ruumide vabade ajavahemikega.
Arvesta graafikus vähemalt järgmisega:
- tarnete ja kauba vastuvõtu ajad;
- vahetuste algus ja lõpp;
- kliendivastuvõtt ning tipptunnid;
- koosolekud ja üritused;
- ruumid, mis peavad töö tegemiseks olema vabad;
- ligipääsu korraldav kontaktisik.
Ära piirdu tööde loetelu ja kuupäevaga. Lisa graafikusse koristuse algusaken, eeldatav vaba ajavahemik, ligipääsupiirangud ning objekti kontaktisik. Kui mõnda ruumi ei saa kokkulepitud ajal vabastada, peab olema teada, kes korraldab uue ligipääsu või ajastuse.
Selline korraldus aitab vältida olukorda, kus koristaja jõuab õigel päeval kohale, kuid koosolek, tarne või kliendivoog on vallutanud planeeritud töötsooni.
6. Planeeri väliskoristus ja eritööd eraldi kihina
Väliskoristus tuleb lisada hooajaplaani siis, kui äripinna juurde kuuluvad hooldust vajavad sissepääsud, hoov või tööstusplats, kuid nende tööde graafik tasub hoida sisekoristusest eraldi. Pakume väliskoristust nii graafiku kui ka vajaduse järgi.
Vaata väliala koormust koos siseruumidega, sest sissepääsu ümbrus kuulub kliendi ja töötaja teekonna juurde. Korras välihoov või tööstusplats mõjutab ettevõttest jäävat esmamuljet ning võib muuta töötajate tööülesannete täitmise kiiremaks ja mugavamaks. Plaanis märgi väliala, soovitud töö, ajavahemik ja vajaduspõhise töö käivitav olukord.
Eritööd planeeri eraldi, kui need ei kuulu tavapärasesse regulaarkoristusse või vajavad omaette aega ja ligipääsu. Harvemad või mahukamad tööd sobita võimaluse korral aega enne tipphooaega, pärast selle lõppu või perioodi, mil ruume kasutatakse vähem.
Iga eritöö kirjeldusele lisa:
- töö ala ja täpne sisu;
- sobiv kuupäev või ajavahemik;
- ligipääsu korraldus;
- ruumi vabastamise vajadus;
- aeg, millest alates saab ruumi taas tavapäraselt kasutada.
Hoia regulaarkoristuse, väliskoristuse ja eritööde read samas hooajaplaanis, kuid eraldi tähistatuna. Nii on kogu ajastus ühest vaatest jälgitav ning eritööd ei ilmu kalendrisse viimasel hetkel nagu ootamatu komeet.
7. Kontrolli tulemust ja kohanda sagedust kokkulepitud reeglite järgi
Koristussagedus on sobiv siis, kui tsoon püsib kokkulepitud kontrollpunktide järgi nõutud seisundis kogu selle kasutusaja jooksul. Vali igale tsoonile mõned lihtsalt vaadeldavad tunnused, näiteks nähtava prahi puudumine, prügikastide seisund või jälgedeta puutepinnad, ning fikseeri kõrvalekalded alati samal viisil.
Tee kontrolle tavalisest sagedamini:
- uue hooajagraafiku rakendamise järel;
- tipphooaja alguses;
- ruumide kasutusaja või kasutajate hulga muutumisel;
- pärast uue sündmuse või töökorralduse lisandumist.
Kui sama puudus kordub, ära suurenda automaatselt ainult koristuskordade arvu. Vaata üle ka töö sisu, ajastus ja tsooni tegelik koormus. Probleem võib ilmneda näiteks enne planeeritud koristusaega või puudutada ülesannet, mida senises tööloendis ei ole piisavalt täpselt kirjeldatud.
Kui vähese kasutusega ruum püsib pikema aja jooksul kokkulepitud seisundis, võib selle sageduse uuesti läbi vaadata. Muudatus peab põhinema vaatlustel, mitte üksnes hooaja nimetusel.
Määra üks muudatusi kinnitav vastutaja, kes edastab uuendatud info koristusteenuse pakkujale. Vaata kogu plaan üle vähemalt enne iga ette teada olevat hooajavahetust, et muutuva kasutusega äriruumide graafik liiguks koos tegeliku koormusega.
Levinud vead hooajalise koristuse planeerimisel
Kõige sagedamini muutub hooajaline koristusplaan ebatäpseks siis, kui kogu äripinda käsitletakse ühe koormusega tervikuna. Selle tagajärjel võib aktiivne sissepääs saada sama sageduse kui harva kasutatav ruum.
Väldi neid vigu:
- sagedus määratakse ainult ruutmeetrite, mitte kasutuse ja nähtava määrdumise järgi;
- tipphooaja suuremale koormusele reageeritakse alles pärast probleemide tekkimist;
- madalhooajal vähendatakse kõiki töid ühtemoodi, kuigi osa tsoone on endiselt aktiivses kasutuses;
- eritööd lisatakse viimasel hetkel, leppimata kokku sobivat aega, ruumi vabastamist ja ligipääsu;
- graafikus puuduvad kontrollpunktid, muutmise reeglid või muudatusi kinnitav vastutaja;
- sama sagedus jäetakse kehtima ka pärast ruumide kasutuskorra muutumist.
Hea hooajaplaan ei ole jäik aastakalender ega pelk tööde nimekiri. See seob iga tsooni kasutuse, töö, sageduse, ajastuse ja kontrollitava tulemuse. Muudatused tasub käivitada enne koormuse kasvu, mitte oodata, kuni puudused on klientidele või töötajatele juba nähtavad.
Milline info lisada äripinna koristuse päringusse?
Mida täpsemalt kirjeldad äripinna kasutust ja hooajalisi muutusi, seda selgemalt saab päringus määratleda vajaliku koristusmahu. Lisa esmalt objekti asukoht, ruumitüübid, kasutusajad ning tava-, tipp- ja madalhooaja perioodid.
Kasulik päringu kontrollnimekiri:
- suure liiklusega tsoonid ja nende aktiivseimad ajad;
- hooldust vajavad sissepääsud, hoov või muud välialad;
- soovitud regulaarkoristuse ja väliskoristuse tööd;
- teadaolevad eritööd ning nende sobivad ajavahemikud;
- koristamiseks sobivad päevad ja kellaajad;
- ligipääsupiirangud ning ruumide vabastamise vajadus;
- objekti kontaktisik;
- olemasolev graafik või ruumide kaupa koostatud hooajatabel.
Oleme äriklientidele suunatud puhastusteenuse pakkuja ning meie strateegiline fookus on äripindade hoolduskoristus. Meie teenuste hulka kuuluvad äriruumide koristus, regulaarkoristus, väliskoristus ja eritööd.
Meie ärimudelis saavad katseaja läbinud töötajad ettevõtte osanikuks ja osalevad kasumi jaotuses. See on osa viisist, kuidas oleme oma puhastusteenuse üles ehitanud.
Kirjelda soovitud teenust ja küsi pakkumist. Lisa päringule juba kogutud hooajainfo, et saaksime lähtuda sinu äripinna ruumitüüpidest, kasutusaegadest ja muutuvast koormusest.
