Eritööde korraldamine algab täpsest tööplaanist
Eritööde korraldamiseks tuleb esmalt kirjeldada, millised ülesanded kuuluvad teenuse hulka. Kõik oodatavad tööd tasub kirjalikult fikseerida, et eritööde ja tavapärase hoolduskoristuse piir oleks üheselt arusaadav.
UP Partnerid pakub äriklientidele eritöid, mille näidetena on ettevõtte veebilehel nimetatud:
- lillede kastmine;
- kalade toitmine;
- külmkapi puhastamine;
- nõude masinasse panemine.
Need väikesed eritööd saab lisada regulaarkoristuse plaani. Plaani koostamisel pange iga ülesande juurde kirja selle asukoht ja soovitud sagedus. Kui äripinna vajadused muutuvad, saab üle vaadata ka regulaarkoristuse plaani.
Täpne tööplaan aitab vältida olukorda, kus vajalikku ülesannet peetakse vaikimisi koristusteenuse osaks, kuigi seda pole kokku lepitud.
1. Kaardista ruumid ja eritööde tegelik vajadus
Piisavalt täpse lähteülesande saamiseks tuleb läbi vaadata kõik teenusega hõlmatavad ruumid ja märkida alad, kus tavapärasest hoolduskoristusest ei piisa või on vaja teistsugust ülesannet.
Koosta iga eritöö kohta lühike kirjeldus:
- ruum või täpne asukoht;
- puhastatav ese, seade või pind;
- soovitud tulemus;
- sobivad tööajad;
- ligipääsupiirangud ja vajalikud kooskõlastused;
- ülesande tellimise või käivitamise viis.
Arvesta ka äripinna otstarvet. Kontor, tootmisruum ja spordisaal võivad vajada erinevaid oskusi, seadmeid ning töökorraldust, mistõttu tasub teenusepakkuja kogemust hinnata just sarnase ruumitüübi järgi.
Väljend „vajaduse korral” ei anna veel selget töökorraldust. Lisa, kes vajaduse tuvastab, kellele sellest teatatakse ja kes töö kinnitab. Näiteks võib vastutaja anda teada, kui külmkapp vajab puhastamist, kuid plaanis peab olema arusaadav, kas tegevus algab selle teate alusel või toimub kindlal päeval.
Selline kaardistus võimaldab eristada tegelikke eritöid ülesannetest, mis kuuluvad juba regulaarkoristuse tavapärasesse mahtu.
2. Lepi kokku töö sisu, sagedus ja ajastus
Kaardistatud vajadus muutub toimivaks koristusplaaniks siis, kui iga eritöö täpne sisu, käivitamise viis ja sobiv tööaeg on kirjalikult määratud.
Esmalt märgi, kas ülesanne toimub kindla graafiku järgi või eraldi tellimisel. Eritöid saab lisada regulaarkoristuse plaani, näiteks lillede kastmise, kalade toitmise, külmkapi puhastamise või nõude masinasse panemise. Plaanis tasub need tavapärastest hoolduskoristuse tegevustest eraldi välja tuua, et nende tegemist saaks jälgida.
Universaalset sagedust ei ole mõistlik eeldada. Sobiv intervall sõltub konkreetsest ülesandest, ruumi kasutusest ja tegelikust vajadusest. Graafikus võib kasutada kindlaid nädalapäevi või kuupäevi, eraldi tellimisel tehtava töö puhul aga selget teavitamise ja kinnitamise korda.
Ajastamiseks kaardista ruumide aktiivsed kasutusajad ning vali võimaluse korral aeg, mil töö tavapärast tegevust kõige vähem segab. Lisa plaani ka:
- kes tagab ligipääsu;
- millal võib ruumi või seadme kasutusest välja võtta;
- kellele teatatakse töö alustamisest ja lõpetamisest;
- kuidas toimida, kui kokkulepitud ajal puudub ligipääs.
Täpsusta ka teenuse piirid. Kui lillede kastmine või muu väike ülesanne peab teenusesse kuuluma, pane see eraldi tegevusena kirja, mitte ära jäta seda vaikimisi eelduseks.
3. Küsi lahti kirjutatud pakkumine ja kontrolli tööks vajalikku võimekust
Enne teenuse kinnitamist kontrolli, et pakkumine kirjeldaks üheselt töö sisu ning teenusepakkujal oleks konkreetse objekti jaoks sobiv tehniline võimekus.
Pakkumisest peaks nähtuma, millised tegevused kuuluvad kokkulepitud töö sisse. Mitme etapiga ülesanne tasub jagada osadeks, et kummalgi poolel ei tekiks erinevat arusaama töö mahust. Näiteks põranda vahatamise puhul tuleks eraldi täpsustada eelnev puhastus ja kavandatud vahakihtide arv. Lahti kirjutatud pakkumine võimaldab eri pakkumiste tegelikku sisu võrrelda, mitte lähtuda ainult kogusummast.
Teenusepakkuja sobivuse hindamisel küsi:
- milliseid oskusi töö eeldab;
- milliseid seadmeid ja tehnoloogiat kasutatakse;
- kas tehnika sobib pinna suuruse ning ruumi eripäraga;
- kas leidub asjakohaseid referentse sarnast tüüpi objektidelt.
Suure põrandapinnaga müügi- või tootmisruumi töökorraldus võib vajada teistsuguseid masinaid kui väikese ruumi puhastamine. Samuti ei tõenda kogemus üht tüüpi hoones automaatselt sobivust teistsuguse kasutuse ja pindadega objektile, mistõttu peavad referentsid olema tellitava tööga sisuliselt seotud.
4. Määra töö vastuvõtmine ja kvaliteedikontroll
Eritöö vastuvõtmise kord tuleb määrata enne töö algust, et tulemust saaks võrrelda konkreetse kokkuleppe, mitte üldise muljega.
Pane tööplaani kirja, kes vaatab tulemuse üle, millal kontroll toimub ja kuidas puudusest teatatakse. Kontrolli käigus tuleks lähtuda ülesande kirjeldusest: kas töö tehti kokkulepitud kohas, mahus ja ajal ning kas kirjeldatud tulemus saavutati. Regulaarne tagasiside aitab märgata, kui tegelik töö hakkab plaanist erinema.
Kui objektil kasutatakse tööaja registreerimissüsteemi, saab selle väljavõtet võrrelda kavandatud ajakuluga. See ei asenda tulemuse ülevaatamist, kuid annab lisateavet graafiku ja töömahu hindamiseks.
Vaata eritööde plaan perioodiliselt üle. Kui ülesannet on vaja teha sagedamini, harvemini või teises mahus, muuda graafikut kogutud tagasiside ja tegeliku vajaduse järgi.
Levinud vead, mida vältida:
- töö jääb ainult suuliseks kokkuleppeks;
- ülesanne on kirjeldatud ebamääraselt;
- hoolduskoristuse ja eritöö piir jääb määramata;
- kontrollija ja tagasiside viis pole kokku lepitud;
- pakkumist hinnatakse ainult kogusumma, mitte selle sisu põhjal.
Selge vastuvõtukord sulgeb tööplaani ringi: tellimus, teostus, kontroll ja vajalik muudatus on kõik jälgitavad.
Eritööde päring UP Partneritele
Täpse eritööde päringu jaoks kirjeldage äripinna asukohta, teenusega hõlmatavaid ruume, soovitud ülesandeid, sagedust ja sobivaid tööaegu.
Pakume äriklientidele äriruumide koristust ja eritöid. Meie eritööde näidete hulka kuuluvad kalade toitmine, lillede kastmine, külmkapi puhastamine ning nõude masinasse panemine. Kui ülesanne peab kuuluma regulaarkoristuse juurde, märkige päringus ka see, kas soovite kindlat graafikut või eraldi tellimise võimalust.
Kasulik on lisada:
- objekti aadress või maakond;
- ruumide liik ja ligikaudne tööala;
- puhastatav pind, ese või seade;
- ligipääsu ja tööaja piirangud;
- soovitud tulemus ning kontaktisik.
Meie ärimudelis saavad katseaja läbinud töötajad ettevõtte osanikuks ja osalevad kasumi jaotuses.
Kirjeldage soovitud teenust võimalikult konkreetselt ja küsige pakkumist. Nii saame lähtuda päringus nimetatud äripinnast ja ülesannetest, mitte üldisest oletusest.
